Contrato de mantenimiento: qué tiene que poner para que sirva de algo

La mayoría de los edificios de empresa se mantienen por averías. Algo se rompe, alguien llama a un gremio, se paga la factura y hasta la siguiente. Funciona, en el sentido de que el edificio no se cae. Pero es el modo más caro de mantener nada, porque cada intervención se paga a precio de urgencia y porque las averías llegan siempre en el peor momento.

Un contrato de mantenimiento cambia eso. El problema es que muchos contratos están redactados de forma que no cambian nada. Esto es lo que debería poner el suyo.

Las seis cláusulas que deciden si el contrato sirve

1. Alcance cerradoQué instalaciones y qué elementos entran, uno por uno. "Mantenimiento general del edificio" no es un alcance: es una discusión futura.
2. Periodicidad del preventivoQué se revisa y cada cuánto, con calendario. Sin calendario, el preventivo no existe.
3. Tiempo de respuestaEn cuántas horas hay alguien en el edificio ante un aviso, y si hay guardia fuera de horario. Es la cláusula que más se usa y la que más se olvida negociar.
4. Qué es correctivo incluido y qué se facturaLa frontera exacta: mano de obra incluida y materiales aparte, bolsa de horas, o precio cerrado. Los tres modelos son legítimos; lo que no lo es es dejarlo ambiguo.
5. Exclusiones por escritoLo que no entra. Un contrato sin exclusiones explícitas no es generoso: es uno donde las exclusiones aparecerán cuando haya que aplicarlas.
6. ReportingQué parte recibe usted después de cada visita y con qué periodicidad se revisa el conjunto. Sin registro, al año siguiente nadie sabe qué se ha hecho.

Preventivo y correctivo no son lo mismo

Por qué un interlocutor único y no cinco gremios

Un edificio industrial mezcla albañilería, cubierta, electricidad, climatización, fontanería y a veces protección contra incendios. Contratar cada cosa por separado parece más barato hasta que hay una incidencia que toca dos oficios: entonces cada uno señala al otro, nadie asume el diagnóstico y el que pierde el tiempo es usted.

En los contratos de facility management asignamos un interlocutor que responde del conjunto. Si la mancha del techo es cubierta o es el fancoil, es problema nuestro averiguarlo, no suyo.

Lo que suele salir en la primera revisión

Cuando entramos a mantener un edificio que venía de mantenimiento por avería, esto es lo que aparece casi siempre:

• Sumideros y canalones obstruidos. Es la causa número uno de filtración por cubierta y la revisión más barata que existe.
• Cuadros eléctricos sin esquema actualizado, con circuitos que nadie sabe qué alimentan.
• Equipos de clima con los filtros saturados, consumiendo de más y rindiendo de menos.
• Puertas de emergencia y recorridos de evacuación obstruidos por almacenaje.
• Pequeñas fisuras en fachada que llevan dos años creciendo y que hoy se sellan por poco dinero.

Ninguna de estas cosas es una emergencia hoy. Tres de ellas lo serán dentro de dos años.

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